出境組團計調操作流程

一、接聽咨詢電話

   出境計調的操作是從接聽電話開始的。一是接聽本社服務網(wǎng)點打來的咨詢電話，二是接聽本地游客打來的咨詢電話，三是接聽同業(yè)旅行社打來的咨詢電話。

   出境計調接到這些咨詢電話時，首先要問清楚客人要去哪幾個地區(qū)或國家。記錄好他們的具體要求。

二、確定產品和報價

 （一）確定旅游產品

 

   每個旅行社都有很多已經(jīng)向市場公開推出的已經(jīng)成型的出境旅游產品，在接受散客、代理旅行社、在線平臺咨詢時，出境計調一般都是直接向他們推薦本社已經(jīng)設計好的旅行社產品，向他們推薦每個產品的亮點，報價及價格構成等等。讓他們在眾多出境旅游產品中選擇自己滿意的旅游產品。

   2、獨立成團游客

 

   如果是獨立成團，出境計調可以先推薦本社現(xiàn)有出境旅游產品。如果對現(xiàn)有出境旅游產品滿意就不需要重新設計了。如果不滿意，出境計調就必須根據(jù)游客的要求重新設計出境旅游產品。經(jīng)過雙方多次協(xié)商、修改、設計出游客滿意的旅游產品。

 （二）進行合理報價

 

   3、向各服務網(wǎng)點和同業(yè)旅行社報價

三、簽訂出境旅游前期服務合同

   游客確認了行程和報價之后，不能馬上簽正式的出境旅游合同，因為不能保證游客簽證全部成功。如歐洲國家簽證有時就不能成功，游客出了簽證費，而不能出去旅游。為了規(guī)避簽了正式合同而又不能出行的一些風險，在辦理簽證前就與游客先簽訂一份出境旅游前期服務合同。

四、編制團號

五、預報計劃、預定機位

   預報計劃的內容應該包括團號、旅游團的準確人數(shù)、團隊抵離時間及交通工具，行程，食宿標準以及其他要求等。

   一般團隊大交通機票是往返程一起預訂。

   在不同季節(jié)，不同的航線要求計劃訂票的時間有區(qū)別。

   一般情況下，本著穩(wěn)妥和優(yōu)化航線及價格的原則，出境團隊機票的預訂時間：遠程線路約出發(fā)前1個月至2個月預訂，近程線路約提前半個月至1個月預訂。

六、審驗資料、辦理簽證

 （一）收取參團資料

 

   去香港、澳門，要提前辦理港澳通行證，出發(fā)前再辦簽注；

   去臺灣，要提前填寫大陸地區(qū)人民出入臺灣地區(qū)申請書，然后用提供的資料辦理入臺證；

   如果去東南亞國家，簽證資料要求相對簡單，要提供護照和照片辦理；

   如果去亞洲其他國家如日本和歐洲、大洋洲、美洲的一些國家，也需要護照和其他相應的資料辦理簽證，但是資料要求就相對多些，也比較嚴格，并且要保證所需的證件沒有過期，是有效的。

 （二）審驗簽證資料

 

   一般情況下，申請人必須提供有效期六個月以上的護照原件，但有些國家如美國、加拿大等需要1年以上有效期方可進入。

   護照的最后一頁必須由本人簽字；如果是換發(fā)的護照還要提供舊護照；有拒簽史的客人，要提供拒簽說明。

   本人填寫團體旅游用簽證申請書相關資料，要用簽字筆填寫，整潔美觀，簽名處一定要由客人本人簽名。

   3.在職人員提供材料

 

   加蓋公章的公司營業(yè)執(zhí)照復印件，公司提供的在職證明（在職證明規(guī)定用單位抬頭紙，內容包括申請人的姓名、性別、出生日期、年齡、護照號碼，從何時起在公司任職、現(xiàn)任職務，加蓋公司公章）。

   機關事業(yè)單位工作人員提供法人代碼證復印件和上述格式的在職證明。

   一是遞交有效的護照

 

   五是大使館或者領事館，呈報國內主管部屬門審查批準

 

   六是前往國家的主管部門，將審批意見通知駐該國使領館

   準確掌握簽證辦理所需工作日，保證簽證后交通票據(jù)的購買、出境名單的辦理、與境外地接社確認接待事項等操作有充足的預留時間，使得計調操作有計劃按步驟進行。游客的旅游目的地不同，簽證所需工作日不同，使館在周六、周日不受理簽證，節(jié)假日休息。所以計調員一定要掌握好送簽時間。否則，一旦簽證延誤，整個團隊都無法按期出發(fā)，損失嚴重。

   很多發(fā)達國家（如美國和歐洲國家）辦理簽證申請都需要提前預約，如電話預約、在線預約和郵件預約。預約時間確定才可以在預約當天去領館交材料。

   一般發(fā)展中國家如東南亞辦理簽證，通常都不需要預約，可直接交材料給使館。部分發(fā)達國家也不需要預約，如加拿大和澳大利亞，新西蘭等。

七、簽合同、上名單

 （一）簽合同

 

   簽證成功之后，必須與游客簽訂出境旅游合同。

   根據(jù)出境旅游合同的要求，填寫相關項目，并且要將合同的內容告知游客。

   合同簽好之后確認團費、保證金與擔保函是否收齊。

 （二）上名單

 

   3、上保險系統(tǒng)

八、督促書面確認、發(fā)正式計劃

   一定要督促境外接待社在最短的時間內（8—24小時）書面確認。確認重點為：境外機（車、船）票、用房、用車、結算等事宜。 

   出境計調應該在團隊到達境外第1 站前10 一15天內，將正式計劃郵寄或傳真至境外接待社。

   正式計劃內容包括發(fā)團確認書，團隊行程和各項服務的標準及特殊要求。

   正式計劃用正式文件的格式打印，并加蓋旅行社公章，每地寄出兩份以上。

九、出機票、派領隊

   待團隊出簽后，出境計調要通知航空公司出票。

   團隊票價格與散客票價格一般差別較大，所以航空公司規(guī)定團隊機票一旦出票，人數(shù)不可增減，不得退票，不得簽轉，不得變更航班，不得換人。

   派遣海外領隊，需要提前10天安排，并第一時間通知領隊，以便領隊做好相應的準備工作。

十、召開行前說明會

   5.說明有關注意事項

十一、召開行前說明會

   根據(jù)最終落實的團隊情況向海外領隊派發(fā)出團通知書。給游客的出團通知書上包含團隊的行程、出發(fā)時間、地點、緊急聯(lián)系人姓名、電話、注意事項等信息。

十二、確認付款、發(fā)團

   出發(fā)前24小時與對方核對計劃 ，要求對方最終確認，向對方催要〈結算單〉。

   確認團隊質量無異議，經(jīng)財務部審核，總經(jīng)理批準，（允許預付）將團款匯入地接社賬戶。

 （二）發(fā)團

 

   按照約定的出團時間，把團隊送到機場，辦理好出境相關手續(xù)，讓團隊順利出境。

   在出團期間，出境計調保持手機24小時開機，跟進團隊進展狀況，如有問題，及時與地接溝通、處理。

十三、后續(xù)工作

   出境旅游團隊回國后，2-5個工作日之內，根據(jù)使領館的銷簽要求，出境組團計調應將銷簽所需資料收齊并交使館銷簽。

 （二）費用結算

 

   1．領隊報賬；2.與境外地接社結賬。

 （三）歸檔總結

 

   團隊結束后，要將所有操作傳真及單據(jù)復印留檔，作為操作完畢團隊資料歸檔。

   團隊操作流程結束，最后需要跟蹤團隊反饋，記錄下團隊歷史記錄中的重要信息，以便今后取長補短。

 （四）調整產品